Jak pozbyłem się żółtych karteczek i zacząłem ogarniać zlecenia

Chciałbym podzielić się z Wami narzędziem, które zrewolucjonizowało nam w agencji zarządzanie bieżącymi zleceniami.

Organizacja zleceń w agencji reklamowej — jak było wcześniej?

Przez niemal 7 lat podstawą mojej organizacji pracy były żółte karteczki przyklejone do laptopa. Wypisywałem na nich każde zlecenie od myślnika i skreślałem zrobione. Wcześniej przeszedłem przez zeszyt, kalendarz, Arkusze Google. Najlepiej jednak zapisywało mi się ołówkiem.

Na żółtych karteczkach notowałem każde nowe zlecenie i jego aktualny stan. Na przykład po wysłaniu projektu klientowi skreślałem je delikatnie.

Później sprawdzałem jeszcze raz stos żółtych karteczek i przepisywałem nieskończone zadania na kolejną.

Jednak klientów ciągle nam przybywało, a ilość zleceń w sezonie rosła. Coraz ciężej było mi nad nimi zapanować. Traciłem czas na przeglądanie maili, sprawdzając czy żadnego nie pominąłem.

Pracujemy z dwóch różnych lokalizacji w 2 osoby. Ja zazwyczaj zdalnie. Ania obsługuje klientów w biurze. Zapisywała swoje projekty w swoim zeszycie, a ja na karteczkach. Zlecenia przyjmowaliśmy mailowo, osobiście i telefonicznie. Nie mieliśmy więc synchronizacji między tym, co się dzieje.

Chciałem oczywiście przejść na cyfrowe zarządzanie projektami już wcześniej. Po czasie wiem już, że po prostu pechowo dobierałem aplikacje do testów. Sprawdziłem np. Notion, Asanę, Bitrix24, chwilę działałem na Slashu. Wszystkie te aplikacje miały ten sam problem: były zbyt rozbudowane.

Szukałem czegoś prostego. Aplikacji, w którą po prostu będę mógł wpisać krótki tytuł jako nowe zlecenie. Później dopisać całą resztę w razie potrzeby.

W końcu trafiłem na Trello. Okazało się to strzałem w dziesiątkę.

To było dokładnie to, czego szukałem.

Sprawdź też: Backup dla grafika. Co archiwizować, gdzie i czym wykonywać kopię zapasową

Trello — program do zarządzania projektami w agencji

Na Trello natknąłem się w myśl powiedzenia „potrzeba matką wynalazków”.

W styczniu tego roku Ania nie zdążyła zrobić wszystkich swoich zleceń i pojechała na zaplanowane wakacje. Ja o jej zleceniach nich nic nie wiedziałem, a klienci pytali mnie na jakim są etapie. Wtedy rzuciłem wszystkie bieżące zadania i zacząłem szukać aplikacji.

Natknąłem się na Trello i… zastanawiam się, jak mogliśmy tyle lat bez niego funkcjonować.

Jak działa Trello?

Trello składa się z 3 głównych elementów. Są nimi: tablice, listy i karty.

Analogowe działanie można opisać tak:

Wyobraź sobie szkolną tablicę, na której rysujesz kilka pionowych linii.

W nagłówkach wpisujesz z lewej strony „Nowe zlecenia”, a w ostatniej „Zrobione”. W środku kilka etapów, z których zwykle składa się realizacja zlecenia.

Na żółtych karteczkach piszesz nazwę projektu i krótki opis. Później przyklejasz je na odpowiedni etap, aż po zakończeniu wyląduje ona w nagłówku „Zrobione”.

W Trello tablica jest tablicą cyfrową, nagłówkiem kolumny jest lista, a żółta karteczka kartą.

Dzięki tej prostocie z aplikacji może korzystać każdy, niezależnie od branży, w której pracuje.

Organizacja zadań w Trello

Jeśli nigdy nie miałeś styczności z tą aplikacją, zapraszam do obejrzenia poniższego filmu. Pokazuję na nim podstawy podstaw. Dowiesz się, jak zastosować możliwości Trello w agencji reklamowej czy drukarni.

Pod tym adresem rozpoczniesz swoją przygodę z Trello.

Dla nas w agencji reklamowej z małym zapleczem maszyn, którą zarządzamy w 2 osoby, kluczowe są listy (od lewej):

• Nowe zlecenia — tutaj wpisujemy od razu każde nowe zlecenie. Skupiamy się na nim później, grunt, by w gąszczu informacji o nim nie zapomnieć.
• Lista z imionami pracowników — przypisujemy sobie zadania do wykonania,
• Czekają na decyzję klienta — przenosimy tutaj kartę, gdy np. wysłaliśmy projekt i czekamy na akceptację,
• W druku — tutaj przenosimy zadania, które trafiły do zewnętrznej drukarni i czekamy na dostawę
• Zrobione — lądują tu wszystkie zakończone zlecenia, dla których już wystawiliśmy fakturę
• Zapytania bez zamówień — trafiają tu karty, gdy klient nie odezwał się na ofertę. Warto je archiwizować, bo czasem wracają.

Oczywiście ile osób, tyle będzie pomysłów na użycie Trello! To jak sobie zaplanujesz listy i tablice ma być wygodne dla Ciebie i współpracowników.

Sprawdź też: Bitwarden – darmowy menedżer haseł. Poradnik jak zacząć korzystać

Od siebie dodam jeszcze, że warto w tytule karty kierować się zawsze zasadą „kto – co”. Wpisz np. nazwę firmy i to, co chce zamówić. Dzięki temu łatwiej odszukasz kartę przez wyszukiwarkę. Warto wpisywać w nazwie karty adres mailowy klienta.

Korzyści z wdrożenia w agencji reklamowej

Po pół roku stosowania Trello w Agencji reklamowej:

• Przestaliśmy gubić zlecenia i maile z prośbą o wycenę.
• Jesteśmy w stanie przyjąć więcej zleceń.
• Poprawiliśmy terminowość. Wystarczy rzut okiem na tablicę i możemy oszacować obłożenie prac.
• Zaczęliśmy odzyskiwać oferty bez odpowiedzi. Czasem wystarczy mail z przypomnieniem się.
• Wykonujemy do siebie mniej telefonów. Na bieżąco odpisujemy sobie w zakładkach „aktywność”
• Jest to darmowa aplikacja do zarządzania zleceniami. Nie widzimy potrzeby, by przejść na płatne pakiety.
• Nie musimy pamiętać spraw odłożonych na później. Dzięki odpowiedniej automatyzacji w Trello karta w danym dniu sama wraca na listę do zrobienia.
• Sprawna wyszukiwarka pozwala nam szybko odnaleźć zlecenia.

Jeśli jeszcze nie masz wdrożonego CRM w swojej firmie, polecam Ci zacząć od Trello.

Jeśli masz jakieś pytania, zostaw komentarz lub napisz do mnie na waldek@wokolgrafiki.pl. Staram się odpisywać na każdą wiadomość od czytelników.