We wpisie przedstawiam, jak wykonuję kopie zapasowe, co archiwizuję oraz opisuję darmowy program FreeFileSync pozwalający zrobić backup danych.
Informatyczny dowcip „Ludzie dzielą się na tych, którzy wykonują backup oraz tych, którzy będą go robić” jest z roku na rok coraz popularniejszy. Padające dyski SSD, ataki ransomware szyfrujące dane, wysypywanie się sprzętu po automatycznych aktualizacjach…
Pracując jako grafik-freelancer lub właściciel małej agencji reklamowej także powinieneś przykładać wagę do tego, by cyklicznie wykonywać kopie zapasowe najważniejszych plików na komputerze.
W jednym z poprzednich wpisów omówiłem jak organizuję swoje foldery i pliki, by nie pogubić się na własnym dysku. Równie istotne jest zadbanie o to, by w razie awarii sprzętu, złapania złośliwego oprogramowania czy kradzieży laptopa móc szybko odzyskać utracone dane.
Z poniższego wpisu dowiesz się jak ja wykonuję kopie zapasowe swoich plików. Poniższą metodę stosuje od kilku lat, miałem już okazję dwukrotnie z niej skorzystać – bardzo ułatwia powrót do gotowości po np. awarii dysku czy wymianie komputera na nowy.
Co kopiować na komputerze grafika/freelancera?
Kilka kluczowych danych, dla jakich powinieneś wykonywać cykliczne kopie zapasowe to:
- Folder z projektami graficznymi klientów – czyli podstawa backupu. Gdybym miał na temat plików dać tylko jedną złotą radę, będzie to: nie usuwaj żadnych projektów. Rekordowy klient wszedł do agencji z pytaniem „Czy macie jeszcze projekt wykonany około 10 lat temu? Chciałbym coś zmienić i wydrukować ponownie…”. Dodruki co 2-3 lata zdarzają się w każdym miesiącu.
- Katalog z fontami. W Windowsie jest to folder C:\Windows\Fonts. W czasie pracy instalujesz wiele fontów, które z powodu braku kopii musisz później pobierać na nowo.
- Folder z dokumentami firmowymi takimi jak oferty, umowy, PDF-y branżowych książek, faktury z poprzednich lat itp.
- Folder, do którego wrzucisz pliki z konfiguracją ustawień programów (np. przestrzeń roboczą dla CorelDRAW, Photoshop itp.). Dzięki temu 3 kliknięciami przywrócisz stos swoich ulubionych ustawień.
- Bazy danych – np. jeśli używasz menedżera haseł KeePass, lokalnego programu do faktur.
- Profil przeglądarki internetowej – np. używając Firefoxa podmienisz tylko pliki w folderze i masz wszystko jak na starym sprzęcie: zakładki, historię, zapisane w przeglądarce hasła, dodatki do przeglądarki. Tutaj opis jak odnaleźć swój profil Firefox.
- Pliki instalek programów, szczególnie gdy zakupiłeś wersję programu w wersji pudełkowej lub wieczystej dla danej wersji. Producenci oprogramowania tacy jak Adobe czy Corel znacznie utrudniają pobieranie z oficjalnej strony swoich starszych wersji aplikacji. Jest to praktyka naciskająca na kupno nowych wersji lub przechodzenie na plany abonamentowe.
- Pliki sterowników: do laptopa, drukarek, tabletu graficznego, sterownik plotera, lasera itp.
Gdzie trzymać backup
Zasada 3-2-1 w teorii
Wykonując kopie zapasowe trzymam się zasady 3-2-1. Jest to reguła mówiąca o tym, że skuteczny backup powinien spełniać te 3 warunki:
- Kopie zapasowe powinny być wykonywane w trzech egzemplarzach
- Trzymane na dwóch różnych urządzeniach
- Jedna kopia zapasowa powinna być trzymana poza firmą / domem – być fizycznie w innej lokalizacji niż reszta (np. na wypadek pożaru, zalania, kradzieży).
Zasada 3-2-1 w praktyce
Przekładając powyższą teorię na praktykę:
- Wykonuję kopię zapasową na:
- przenośnym dysku zewnętrznym (dwóch w razie awarii jednego)
- domowym serwerze NAS od Synology
- dysku zapasowym w laptopie (na wypadek gdyby padł SSD mam też wmontowany HDD na potrzeby kopii)
- Pliki z licencjami, hasłami, ważnymi notatkami itp. trzymam w KeePass lub Bitwardenie.
- Niektóre pliki trzymam w chmurze (Google Drive lub Nextcloud na mikr.us) zaszyfrowane wcześniej 7-zipem.
Jeśli masz stronę firmową, warto byś co jakiś czas pobrał całą zawartość z konta hostingowego na dysk. Pamiętaj też o ściągnięciu bazy danych MySQL. Miej ograniczone zaufanie do wykonywania kopii po stronie firmy hostingowej.
FreeFileSync – darmowy program do kopii zapasowej
Kopie zapasowe wykonuję za pomocą programu FreeFileSync. Polecam Ci go na początek, ponieważ:
- FreeFilesync jest darmowy, a jego kod open-source
- ma intuicyjny i polskojęzyczny interfejs
- pozwala wykonywać kopie w trybie synchronizacji lustrzanej
Różnica między synchronizacją lustrzaną a tradycyjnym kopiuj-wklej folderów
Możesz powiedzieć, że nie potrzebujesz dodatkowego programu, bo wystarczy, że skopiujesz za pomocą eksploratora w Windows cały folder i wkleisz go w inne miejsce, np. na dysk zewnętrzny.
Po części to prawda, bo możesz pominąć już stworzone pliki, gdy zapyta o to program. Wtedy skopiujesz tylko nowe podfoldery i pliki.
Jednak zaletą synchronizacji lustrzanej jest to, że program FreeFileSync najpierw porównuje zawartość na dysku komputera np. C:\FolderZprojektami z np. folderem na dysku zewnętrznym np. D:\FolderZprojektami. Podczas analizy wyłapuje wszystkie zmiany i tworzy lustrzany klon.
Dzięki temu ciągle możesz zmieniać nazwy plików, przenosić pliki między podfolderami czy kasować zbędne, a program sam połapie się co na dysku zewnętrznym dodać, przenieść i skasować.
W efekcie za pomocą 2 kliknięć uzyskasz lustrzane odbicie wskazanych folderów razem z zachowaniem całej hierarchii podfolderów.
FreeFileSync – tutorial
Zasada działania programu jest prosta – po lewej stronie wybieramy foldery, które chcemy zarchiwizować. Po prawej wskazujemy miejsca, gdzie mają się skopiować.
Za jednym zamachem możemy dodać kilka różnych folderów (ikonka zielonego plusa) oraz zapisać na przyszłość tę konfigurację (ikonka dyskietki).
Następnie wybieramy ikonę zielonego koła zębatego (skrót F8). Otworzy się okno ustawień synchronizacji. Z dostępnych wariantów wybieramy Lustrzana.
Akceptujemy i klikamy w przycisk „Porównaj” (skrót F5). Program FreeFileSync zacznie analizować stronę lewą i prawą w poszukiwaniu zmian w folderach i plikach. Po chwili zda raport.
Następnie klikamy Synchronizuj (skrót F9) i rozpocznie się proces synchronizacji. Za pierwszym razem może on chwilę potrwać – bo zapewne kopiujesz całą zawartość. Gdy będziesz wykonywać kopie kolejnym razem, zostaną skopiowane tylko nowe pliki.
Zauważ, że przy miejscu wskazania folderu jest ikonka chmurki – możesz tam wykonywać kopię np. swój dysk Google Drive.
Szerszy opis pełnych możliwości programu w języku angielskim znajdziesz na oficjalnej stronie projektu FreeFileSync. Jest tam kilka ciekawostek, np. jak wykonywać codziennie automatyczny backup.
W razie pytań pisz śmiało w komentarzu lub do bezpośrednio na maila. Czytelnikom odpisuje zazwyczaj szybko, krótko, ale treściwie.
Jak przypisać stałą literę do dysku zewnętrznego lub pendrive?
Jeśli jednym z Twoich urządzeń, na które zgrywasz pliki jest dysk zewnętrzny lub pendrive, szybko zmierzysz się z problemem zmieniającej się litery dysku na inną po każdym wpięciu w port USB.
Jest to uciążliwe, bo zawsze musisz sprawdzić jaką literę otrzymał dysk, zanim zaczniesz robić synchronizację. Na szczęście jest na to sposób.
Jak zmienić literę dysku w Windows
- Wchodzimy w Ten Komputer
- Z górnej wstążki wybierz Zarządzaj (zaznaczyłem w kółeczko na screenie)
- W nowym oknie znajdź Magazyn -> Zarządzanie dyskami
- Na liście zatytułowanej „Wolumin” odszukaj dysku zewnętrznego/pendrive
- Kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz „Zmień literę dysku i ścieżki”
- Wybierz „Zmień” i w polu „Przypisz następującą literę dysku” wybierz jakąś dalszą z alfabetu, np. K.
- Dysk się odmontuje i zamontuje z nową literą.
Po wykonaniu tych czynności zawsze po podłączeniu dany dysk będzie już miał tę samą literę.
Kopia zapasowa plików – podsumowanie
Jak widzisz, backup plików, na którym pracujesz nie jest ani kosztowny ani skomplikowany. Każdy rodzaj kopii zapasowej jest lepszy od żadnego. Wiem, że przedstawione wyżej rozwiązanie nie jest idealne, ale w warunkach mojej pracy freelancerskiej sprawdza się bardzo dobrze.
A Ty czytelniku w jaki sposób wykonujesz backup danych? Daj znać w komentarzu!