Jak organizować foldery i pliki, by szybko znaleźć to czego szukasz

To, w jaki sposób organizujesz swoje foldery i jak nazywasz pliki ma wielki wpływ na szybkość i komfort Twojej pracy. W artykule pokażę Ci sposób, w jaki ja segreguje swoje projekty graficzne, by w razie potrzeby bez problemu je odszukać.

Jeśli z każdym kolejnym miesiącem projektujesz dla kilku-kilkunastu nowych firm, po jakimś czasie będziesz musiał wyrobić sobie swój system organizacji katalogów i plików. Inaczej zaczniesz gubić się na własnym dysku, a Ty będziesz niepotrzebnie tracić czas spędzony na odszukiwaniu pliku.

W tym artykule prezentuję mój schemat, który używam od dobrych kilku lat. Sprawdza się znakomicie, gdy trzeba odszukać zlecenie lub zrobić porządek z tymi świeżo zakończonymi. Jest to odpowiedni sposób zarówno dla freelancerów, działalności jednoosobowych czy małych teamów graficznych.

Na początek przedstawię strukturę folderów oraz to w jaki sposób nadaje nazwy poszczególnym plikom.

➡️Przeczytaj też: Gdzie szukać wsparcia? Popularne grupy dla grafików na Facebooku

Struktura folderów i podkatalogów dla projektów graficznych

Wszystkie moje projekty składuje w osobnym folderze o nazwie „projekty graficzne”. Pomaga mi to w szybkim przeszukiwaniu dysku – komputer szuka tylko w konkretnym miejscu, więc w ciągu kilkunastu sekund mam już wynik.

Usprawnia to też wykopywanie kopii zapasowej. Wystarczy że zaznaczysz do backupu tylko 1 folder i masz pewność, że niczego nie pomijasz. W folderze głównym „projekty graficzne” tworzę oczywiście kolejne foldery, których strukturę przedstawiam poniżej:

foldery firmowe – każdy nowy klient to nowy folder z nazwą firmy, np. „POLBUD„, Trans-Pol” itp.

W każdym folderze firmowym tworzę kolejny z danym produktem lub zamówieniem, np. „wizytówki„, „banery„, „zamówienie 2020-01-04”. W folderach oczywiście umieszczam pliki projektowe z odpowiednią nazwą. Więcej o nazwach w osobnym dziale.

Mój folder roboczy, np. „#WokółGrafiki”.

W swoim folderze roboczym trzymam takie rzeczy jak:

• pliki graficzne swojej firmy, np. logotypy, projekty wizytówek dla mnie i moich pracowników, projekty banerów, reklam itp. – po prostu traktuję siebie jak klienta
• wszystkie pliki pomocne podczas projektowania jak np.
  • mock-upy
  • ikony
  • tła, desenie, textury, patterny
  • zdjęcia stockowe
  • archiwalne oferty przedstawione klientom
• makiety produktów, kalendaria
• cenniki i oferty drukarni, z którymi współpracuję
• kopię ustawień programów graficznych (można w większości aplikacji wyeksportować swoje ustawienia)

Folder „#projekty pozostałe i jednorazowe” – jak sama nazwa wskazuje, umieszczam tam projekty wykonywane dla firm, które raczej nie skorzystają z druku kolejny raz, np. pieczątki firmowe, plakaty na różne imprezy, projekty tablic unijnych, gadżetów przygotowywanych na dany event itp. Trzymam je, bo czasem zdarzają się wyjątki

Folder „#poczekalnia”. Do niego trafiają projekty, które od dłuższego czasu stanęły na etapie akceptacji. Po prostu taka szuflada zleceń, które z jakiegoś powodu są zamrożone. Warto w wolnej chwili przypomnieć się takiemu klientowi.

Co mi daje taka organizacja folderów?

Dzięki takiemu rozplanowaniu organizacji folderów zyskujesz:

• czas – wiesz gdzie szukać plików, a poza tym szybciej je wyszukasz
• porządek – po zakończonym projekcie zakładasz nowy folder lub przenosisz go do już istniejącego katalogu firmy. Jeśli akurat masz urlop, ktoś inny bez problemu dojdzie do tego „gdzie co leży”
• opcję szybkiego backupu lub przywrócenia danych

Dobre katalogi to już połowa sukcesu. Drugą połową będzie dobre opisanie nazw plików.

➡️Przeczytaj też: Jak szybko i wygodnie przesyłać duże pliki do drukarni i klientów

Jak nazywać pliki z projektami graficznymi, by się nie zagubić?

Dobrze opisany plik daje nam pewność, że szybko znajdziemy właśnie to czego szukamy. Ja postępuje według schematu, który zawiera:

• nazwę firmy lub imię i nazwisko klienta
• nazwę produktu
• rozmiar lub wymiary
• nakład
• uszlachetnienie, wykończenie
• w przypadku zlecenia druku – nazwę drukarni

Poniżej kilka przykładów, które rozjaśnią schemat:

POL-BUD – baner powlekany – 3000 x 1000 mm – 3 sztuki – oczkowany – mojadrukarnia.pdf
Transpol Jan Nowak – wizytówki 90×50 mm – 500 sztuk – folia mat – drukarniakonkret.pdf
Gabinet stomatologiczny Kowalski – tablica PVC 5mm – 1000 x 700 mm – 1 sztuka – druk UV – drukarniaUV.pdf
Abare Complex – kalendarze listwowane A2 – listwa biała – 50 sztuk – kreda błysk 170g – mojadrukarnia.pdf

Taki format zapisu wyrobił we mnie pewien drukarz, który tylko w taki sposób przyjmował swoje zamówienia :). Trzeba mi było się do nich przyzwyczaić, ale od tamtego czasu minęło kilka lat i uważam, że jest to bardzo dobry zapis zarówno dla swojego użytku jak i do wysyłki do drukarni.

➡️Przeczytaj też: Jak zapisywać duże banery do druku

Praktyczne zalety takiej formy nazewnictwa plików

• w sytuacji gdy klient dzwoni zamiast pisać maile – wystarczy wpisać w wyszukiwarkę nazwę jego firmy lub słowa kluczowe, np. „transpol baner” i już w trakcie rozmowy zdążymy odnaleźć plik
• odnajdziesz np. wszystkie wykonane wizytówki (czasem warto zapytać czy nikomu nie brakuje)
• pliki można przesortować np. po dacie modyfikacji, dzięki czemu odnajdziesz te najstarsze lub najnowsze
• zaoszczędzisz dużo czasu i stresu. Wystarczy słowo-klucz i znalezione :)

Kilka ogólnych zasad, które warto wdrożyć mając własne studio graficzne:

1. Zawsze zachowuj plik projektowy oraz plik do druku. Klienci po czasie sami odezwą się o dodruk wizytówek czy ulotek. Niektórzy po 3 latach, gdy baner zacznie im blaknąć lub ktoś pomaluje tablicę dojazdową sprayem. Rekordzista przyszedł do firmy i zapytał, czy mamy jeszcze gdzieś zapisany projekt sprzed 7 lat. Potrzebował dodrukować trochę wizytówek :).
2. Nie usuwaj poprzednich wersji aż do czasu oddania gotowych wydruków. Powiedzenie „Trzeba wiele zmienić, żeby wszystko zostało po staremu” doskonale sprawdza się wśród zleceń dla grafików. Często klient zacznie kombinować z poprawkami, a na końcu i tak wróci do pierwotnej formy.
3. Numeruj nowe wersje. Np. wizytówka v2, wizytówka v3 itd…
4. Segreguj po skończonej pracy projekty w folderach. U mnie centrum obecnych projektów jest na pulpicie (z racji dysku SSD na pracę i dysku HDD na dane), ale kiedy projekt jest już zaakceptowany i przekazany do drukarni, zaraz przenoszę go do odpowiedniego folderu lub zakładam nowy z nazwą firmy
5. Zostawiaj także pliki nadesłane przez klienta – wszystkie zdjęcia, logotypy itp. Ja mam założony osobny folder, gdzie umieszczam wektory z logo wszystkich klientów, podpisane nazwą firmy.
6. Rób backupy folderu z projektami graficznymi na dysk zewnętrzny. Przynajmniej raz w tygodniu. Oprócz tego kopiuj także katalog z fontami czy kopię profilu przeglądarki.
7. Używaj menadżera haseł do trzymania w nim firmowych loginów oraz kluczy licencyjnych. Polecam darmowy program Bitwarden lub KeePassXC.

Być może mój system wydaje Ci się dość skomplikowany. Faktem jest, że trzeba poświęcić dziennie kilka minut na posegregowanie i nazwanie plików, ale w nagrodę zaoszczędzisz dużo więcej czasu na dojście do tego gdzie co jest.

Jeśli masz swoją metodę lub uwagi odnośnie artykułu, zachęcam Cię do pozostawienia komentarza.